Klarar din organisation 10 000-timmarsregeln?

– ”Vi måste gå matcher för att utvecklas”, påpekade min vän och coachkollega Joakim Ahlström vid ett samtal nyligen. Och jag håller med: Utan att ta sig an verkliga utmaningar och skarpa situationer går det inte att utvecklas till sin fulla potential. Det är i de skarpa lägena vi testar vår hur vår förmåga faktiskt håller – när det verkligen gäller. Det stämmer både för individer och organisationer.

Men vi behöver också träna. Och när det gäller organisationer är min bestämda uppfattning att vi tränar alldeles för lite, jämfört med hur mycket matcher vi går.

I våra organisationer går vi matcher varje dag. Vi kämpar på för att åstadkomma värde för våra kunder och intressenter, och förädla tid och råvaror till värdefulla produkter och tjänster. Men däremot lägger vi betydligt mindre tid på träning. Och det är ett tveklöst faktum att för att bli riktigt bra på nånting, måste vi träna.

Enligt psykologiprofessorn K Anders Ericsson – internationell expert på människors förmågeutveckling och känd för forskningen bakom den s.k. 10 000-timmarsregeln – är den viktigaste komponenten för att utveckla expertis att man regelbundet får ägna sig åt handledd målmedveten övning (deliberate practice). Vi behöver testa, följa upp och få återkoppling på det vi gör och hur vi gör det. Vi måste också göra det ofta och lägga tid på det – de individer som är riktigt bra på något har alltså ofta lagt 10 000 timmars träning på det.

Att träning tar tid är en självklarhet i många sammanhang. Elitfotbollslaget lägger betydligt större andel av sin tid på träning än på match. Professionella musiker lägger avsevärt mycket mer tid på att öva än på att spela konsert. Men hur stor andel av tiden lägger vi på träning i våra organisationer? I min erfarenhet är det bara en bråkdel av den tid som skulle behövas. Träningen sker inte heller med tillräcklig planering och systematik.

Vad innebär då ”träning” för en organisation, och hur kan ni i så fall träna mer?

Först och främst: Det handlar inte nödvändigtvis om kurser och utbildningar. Kurser är viktiga för att höja kompetensen inom ett visst område, men brukar vara ganska teoretiska, så om de inte följs upp med praktisk tillämpning och träning leder de sällan till någon bestående höjning av er gemensamma prestationsförmåga. Dessutom har kurser en tendens att rikta sig till individer, inte till grupper eller hela organisationer. Och ett lag kan inte tränas bara med enskild personlig träning, utan måste också träna ihop sig och i förhållanden som liknar verkligheten.

Här är några tips och exempel på organisatoriska träningsformer som ni kan planera in med systematik:

• ”Enpunktslektioner” – Träna varandra i moment som det är bra om alla faktiskt kan utföra. Det kan gälla allt möjligt från att byta tonerpatron i skrivaren, genomföra operatörsunderhåll på en viss maskindel, hantera en viss typ av kundsamtal osv. Träna enskilda moment, ett i taget, tills de sitter.
• Studiecirklar – Samlas regelbundet i grupp och studera något tillsammans, t ex en bok, ny teknik eller ny lagstiftning som påverkar arbetet. Ha korta möten varje vecka och lär av varandra i relation till praktiska tillämpningar. (Ett tips kan vara att testa på den nya dataskyddsförordningen (GDPR) som träder i kraft nu 25 maj.)
• Förbättringsgrupper – Organisera er i grupper kring kända strul och hinder i verksamheten, och träna er och er organisations förmåga att lösa problem.
• Retrospektiv-övningar och ”lessons learned” – Gör som elitlagen gör efter matcherna: Boka in tid så fort ni genomfört ett projekt, en förändring eller haft en arbetstopp. Genomför en rejäl, öppenhjärtig debriefing och diskutera hur ni kan förbättra era arbetssätt och träna inför nästa tillfälle. Och coacha varandra regelbundet två och två, så att ni får reflektera över arbetssätt och motivation.
• Katastroftesta era flöden – Att genomföra brandövningar är ju en självklarhet för att slippa ha en riktig brand för att träna utrymning. Men hur gör man för samma sak med sina arbetsflöden och överlämningar? Ett tips kan vara att stresstesta genom att dubbla belastningen: fördubbla antalet produkter som ska produceras på linan, antalet ärenden som ska handläggas under en dag, testa att genomföra ett bokslut på en vecka fast ni har två veckor på er, halvera arbetsstyrkan under en dag och så vidare. Se var problem och flaskhalsar dyker upp och använd dem för att hitta grundorsaker till problemen.

Det finns så klart ännu fler exempel, och i ärlighetens namn brukar utmaningen vara att faktiskt sätta av tid till träningen – särskilt när upplevelsen är att vi förväntas spela match precis hela tiden. Det finns väldigt få organisationer som ser ger sin träning de 10 000 timmar som skulle behövas. Men tänk så här: Om vi tränar åtminstone lite mer blir vi lite bättre på det vi gör, och kan utföra vårt arbete mer ändamålsenligt, mer effektivt och med större självkänsla. Så investeringen är utan tvekan värd att göra.

Vill du och din organisation ha hjälp att komma igång med ert träningsprogram, kontakta mig så hjälper jag er.

Lycka till!

Ola